Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę – czytaj opinie ekspertów!
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę – obowiązki podatkowe
Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę rodzi wiele obowiązków formalnych oraz podatkowych dla pracodawcy. Jest to z prawnego punktu widzenia dość wymagająca relacja, dlatego pracodawcy zdecydowani na rozszerzenie swojej firmy muszą być świadomi obciążeń, jakie wiążą się z umowami o pracę. Na tle niektórych z tych obowiązków podatki wyglądają dość prosto, niemniej praktyka pokazuje, że dla wielu pracodawców realnym problemem jest wypełnienie kompletu dokumentów.
PIT za pracownika: kiedy płacimy
Pracodawca zobowiązany jest do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy każdorazowo od wypłaty pracownika. Te obowiązek jest jasny i oczywisty – zaliczkę oblicza się co miesiąc (przy comiesięcznych wypłatach) i wpłaca się zgodnie z terminami obowiązującymi przy rozliczeniach – co do zasady zaliczkę należy na konto US przekazać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty, a więc jeśli pracownik otrzymuje wypłatę w styczniu (niezależnie od daty dziennej), to zaliczkę do US wpłaca się do 20. dnia lutego. Należy pamiętać, że są to jedynie zaliczki na podatek dochodowy i gdyby z różnych powodów okazało się, że na koniec roku suma wpłaconych zaliczek nie jest równa sumie zaliczek obliczonych, pracodawca musi uzupełnić niedopłatę i wyjaśnić przyczynę powstania rozbieżności.
Najwygodniej oczywiście będzie, jeśli biuro księgowe będzie cały czas sprawowało pieczę nad poprawnością dokumentów, ale ponieważ rozliczanie pracowników, tak samo jak rozliczanie faktur, niekiedy się opóźnia, wszystko należy skontrolować jeszcze przed złożeniem deklaracji.
PIT-11 – obowiązek przygotowania dokumentów
PIT-11 przygotowuje się, najkrócej mówiąc, dla wszystkich pracowników zarabiających więcej niż 200 złotych (poniżej tej kwoty pobierana jest zaliczka ryczałtowa, której się nie rozlicza w ten sam sposób). Jest to dokument poświadczający łączne roczne zarobki i obliczoną oraz wpłaconą na konto US zaliczkę tytułem podatku dochodowego. Jest to – to ważne w kontekście informacji z kolejnego akapitu – dokument indywidualny, a więc dotyczy tylko jednego pracownika i całego jego okresu zatrudnienia w danym roku. PIT-11 sporządza się w dwóch egzemplarzach: dla US i dla pracownika, przy czym oczywiście pracodawca może pozostawić sobie kopię w celach dowodowych i rozliczeniowych. Termin sporządzenia PIT-11 to koniec lutego.
PIT-4R – zbiorcze zestawienie
O zestawieniu PIT-4R mówi się rzadko. Nie jest ono trudne do przygotowania, ale niektórzy pracodawcy zapominają o tym zeznaniu. Jest to łączne, a więc przygotowane na jednym druku za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zestawienie obliczonych i przekazanych do US zaliczek na podatek dochodowy z podziałem na poszczególne miesiące. Poza oczywistą wartością dla US, PIT-4R ma też duże znaczenie dla przedsiębiorcy, ponieważ pozwala bardzo łatwo wykryć wiele nieścisłości i skorygować je przed upływem terminu. PIT-4R, w przeciwieństwie do PIT-11, nie jest przekazywany pracownikowi (nie miałby zresztą żadnej wartości, ponieważ nie wyszczególnia kwot za konkretne osoby).
Warto na koniec dodać, że większość przepisów dotyczących PIT-11 i PIT-4R obejmuje nie tylko pracodawców i pracowników, ale także zleceniodawców i zleceniobiorców.